Tugas dan fungsi PPID (Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi) secara garis besar adalah garda terdepan dalam pengelolaan dan pelayanan informasi publik di sebuah instansi pemerintah atau badan publik.
Berdasarkan UU No. 14 Tahun 2008 dan Peraturan Komisi Informasi (Perki) No. 1 Tahun 2021, berikut adalah detailnya :
1. Tugas Utama PPID
Tugas utama PPID berfokus pada siklus hidup informasi mulai dari pengumpulan hingga pelayanan kepada masyarakat :
- Penyimpanan & Pendokumentasian : Mengkoordinasikan penyimpanan dan pendokumentasian seluruh informasi publik yang dikuasai badan publik.
- Penyediaan Informasi : Menyediakan informasi publik agar dapat diakses dengan cepat, tepat dan sederhana oleh pemohon.
- Pelayanan Informasi : Melayani permohonan informasi publik secara transparan dan akuntabel.
- Pengklasifikasian : Melakaukan klasifikasi informasi ke dalam kategori berkala, tersedia setiap saat, serta-merta atau informasi yang dikecualikan.
- Uji Konsekuensi : Melakukan pengujian konsekuensi atas informasi yang akan dikecualikan sebelum menolak permohonan.
2. Fungsi PPID
Secara fungsional, PPID berperan sebagai :
- Pengelola Informasi : Bertanggung jawab dalam mengelola basis data informasi publik di lingkungannya.
- Penyampai Informasi : Menjadi pintu tunggal (one-dor service) dalam penyampaian dokumen resmi kepada masyarakat.
- Verifikator : Melakukan verifikasi terhadap bahan informasi publik untuk memastikan keakuratan data sebelum dipublikasikan.
- Pemutakhir Data : Melakukan pemutakhiran informasi dan dokumentasi secara berkala agar data tetap relevan.
3. Struktur Pembagian Tugas
Dalam praktiknya, tugas ini dibagi berdasarkan tingkatan struktur :
- PPID Utama : Bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan dan mengonsolidasikan layanan informasi dari seluruh unit kerja.
- PPID Pelaksana/Pembantu : Membantu PPID Utama dalam melaksanakan tugas teknis di tingkat unit kerja atau perangkat daerah masing-masing.
